Pour qu’un changement soit adopté, il ne suffit pas de communiquer, et encore moins d’imposer. Les collaborateurs doivent être parties-prenantes du plan de transformation. Ils doivent pouvoir le vivre, notamment par l’expérimentation. C’est le rôle des ateliers participatifs. Ils servent à co-construire la transformation, et font appel à l’intelligence collective pour atteindre les résultats escomptés, voire plus !
Expérimenter et adopter le changement grâce aux ateliers participatifs
Différents types d’ateliers participatifs vont avoir lieu tout au long du projet. Chacun d’eux a une forme et un objectif précis. Dans le cadre d’une conduite du changement agile, l’ensemble de ces ateliers peuvent être menés à chaque itération, afin de réduire la hauteur des marches à franchir, et de faciliter l’adoption du changement.
Les ateliers catharsis
Une fois le plan de transformation communiqué, on va organiser des ateliers catharsis. Leur but est de permettre aux collaborateurs de partager leurs craintes et leurs revendications. Ces ateliers permettent de recueillir les ressentis des individus, afin de bien comprendre leur posture. Ils permettent de travailler sur des solutions en enrichissant le plan de communication.
C’est aussi l’occasion de faire appel aux dynamiques de groupe. En effet, il est plus simple de convaincre des individus si le groupe auquel ils appartiennent est lui-même convaincu. Si c’est le groupe qui réfléchit et argumente, les idées auront plus de chances d’être adoptées.
Les ateliers catharsis sont organisés méthodiquement et animés par un facilitateur. Cependant, ils doivent laisser la place à la parole dans un contexte bienveillant et sécurisant. Ils sont une phase d’ouverture, permettant de poser sur la table l’ensemble des préoccupations des équipes. Les ateliers suivants permettent de converger vers la mise en application du projet.
Les ateliers brainstorming
C’est le moment où les participants vont pouvoir réfléchir et proposer des idées. La dynamique de groupe permet alors de créer un effet boule de neige, une idée en apportant une nouvelle. Ces ateliers sont fondamentaux dans la capacité des collaborateurs à accepter le changement, car ils les placent dans une posture d’acteur du projet. De plus, ce sont les éléments issus de ces ateliers qui viendront détailler la mise en œuvre du projet.
Pour ces ateliers, on fera par exemple appel à des méthodes de codéveloppement, afin de cadrer la production d’idées et leur organisation. Une fois les idées recueillies, il faut les catégoriser selon plusieurs critères : attractivité pour le groupe, valeur apportée à l’entreprise, effort à fournir pour les réaliser, etc.
Les ateliers d’exploration
Si les deux premiers ateliers sont des phases “divergentes” – ils font appel à l’intelligence collective pour produire des idées – les deux suivants sont des ateliers “convergents”. Dans l’atelier d’exploration, on va se concentrer sur les idées retenues, et travailler sur leur implémentation concrète.
Les participants vont devoir préciser les solutions qui vont être mises en œuvre, et les conditions dans lesquelles ils vont le faire. Il ne s’agit plus ici de se poser les questions du “pourquoi ?” ou du “quoi ?” mais du “comment ?”.
On va faire travailler le groupe pour qu’il propose différentes approches pour la mise en œuvre des solutions, afin d’arriver au scénario le plus prometteur.
Les ateliers de décision
Sur ces ateliers, on répond aux questions “qui ?”, “quand ?”, etc. Ils permettent aux équipes de s’engager sur les modalités de mise en œuvre des solutions. Ces ateliers ne peuvent avoir lieu qu’une fois les 3 autres effectués. En effet, il est plus aisé pour un individu de s’engager sur le déploiement d’une solution qu’il a lui-même contribué à créer.
Là encore, on fait appel à la dynamique de groupe. Le collaborateur ne s’engage pas seulement vis-à-vis de sa direction, mais vis-à-vis de ses collègues, du groupe dont il fait partie. Cet engagement a une valeur morale forte et alimente la motivation du collaborateur pour mener à bien sa mission.
Les ateliers participatifs sont un élément clé du succès d’un plan de transformation. Ils permettent à l’ensemble de l’entreprise de s’approprier le changement et de le mener à terme. De plus, les méthodes de codéveloppement utilisées vont nourrir l’entreprise au-delà du cadre du projet de transformation. Une fois les équipes rodées, elles pourront les utiliser dans leurs missions opérationnelles afin de gagner en adaptabilité. Dans une approche agile, ces ateliers pourront alors être également intégrés dans la relation client.
